Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych jest dla niektórych przedsiębiorców bardzo atrakcyjnym sposobem rozliczania się ze swojej działalności. To zasługa nie tylko niskich stawek opodatkowania, ale również faktu, że z towarzyszącego ryczałtowi obowiązku prowadzenia ewidencji przychodów, można wywiązywać się łatwo, wygodnie i bez konieczności posiłkowania się wsparciem ze strony księgowych.

 

Z ryczałtu mogą korzystać m.in. właściciele punktów gastronomicznych, osoby prowadzące działalność usługową z zakresu handlu, budowlańcy czy przedstawiciele niektórych wolnych zawodów, takich jak stomatolog czy tłumacz. W praktyce, jest on dostępny dla każdego przedsiębiorcy, osiągającego przychody nieprzekraczające 150 tys. euro rocznie, a przy tym wykonującego zawód, który znajduje się na liście zawodów uprawniających do korzystania z tej formy opodatkowania. W niniejszym artykule omawiamy najważniejsze kwestie, które muszą mieć na uwadze osoby zainteresowane rozliczaniem się na podstawie ryczałtu ewidencjonowanego.

 

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych – podstawowe zasady

W ewidencji przychodów ujmuje się wyłącznie przychody związane z prowadzoną działalnością gospodarczą – koszty nie są ewidencjonowane, ponieważ nie uwzględnia się ich przy ustalaniu kwot podatków.

 

Co ważne, każdy zapis w ewidencji musi być podparty odpowiednim dokumentem, który przedsiębiorca ma obowiązek przechowywać na wypadek kontroli skarbowej. Takim dokumentem może być:

  • wystawiona faktura VAT,
  • rachunek,
  • dokument celny,
  • faktura lub nota korygująca,
  • wystawiony na koniec dnia dowód wewnętrzny (w przypadku sprzedaży bez faktur).
  • Zapisy dotyczące uzyskiwanych przychodów można wprowadzać do ewidencji także na podstawie dziennego zestawienia faktur. Zestawienia, które musi zawierać co najmniej:
  • numer zestawienia,
  • datę,
  • numery faktur objętych zestawieniem,
  • daty wystawienia faktur objętych zestawieniem,
  • a także sumę przychodów wynikających z tych faktur.

 

Trzeba pamiętać, że zapisów w ewidencji dokonuje się w porządku chronologicznym – przed upływem 20. dnia każdego miesiąca, w którym to trzeba wpłacić zaliczkę na podatek dochodowy za poprzedni miesiąc. Następnie ewidencję należy zbroszurować, a jej strony – ponumerować.

Warto wspomnieć, że ci ryczałtowcy, którzy są zarazem podatnikami VAT, mogą ewidencjonować swoje przychody łącznie z tym podatkiem, ale na koniec miesiąca muszą pomniejszyć przychód o VAT należny.

 

Co z dowodami zakupu?

Wprawdzie jak już wspomniano, w przypadku ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, koszty poniesione w związku z prowadzoną działalnością nie mają żadnego znaczenia, jednak podatnik i tak zobowiązany jest przechowywać dowody zakupów na wypadek ewentualnej kontroli skarbowej. Co więcej, na koniec każdego roku podatkowego musi też dokonać inwentaryzacji składników swojego majątku, metodą spisu z natury (remanent).

 

Pewną niedogodność stanowi tutaj fakt, że wszystkie dowody zakupu należy przechowywać co najmniej przez 5 lat, licząc od ostatniego dnia roku kalendarzowego, w którym upłynął termin zapłaty podatku.

 

Ryczałt można zmniejszyć

Ponieważ podatnicy ryczałtu płacą kwotę podatku zależną od przychodów, a nie od dochodów, siłą rzeczy nie mogą korzystać z takich samych odliczeń, jak przedsiębiorcy rozliczający się na zasadach ogólnych. W przypadku ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych odliczenia mogą obejmować takie wydatki jak: opłacane składki ZUS, darowizny przekazywane na rzecz organizacji pożytku publicznego, czy też koszty ponoszone w związku z rehabilitacją bądź ułatwieniem wykonywania czynności życiowych. Ryczałtowcy będący honorowymi krwiodawcami, mogą dodatkowo odliczyć od podatku także wartość oddanej krwi (mowa tutaj o ekwiwalencie pieniężnym za oddaną krew).

 

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych – termin płatności i sposób obliczania

Rozliczenia na podstawie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych można dokonywać albo w systemie comiesięcznym, albo w trybie kwartalnym (jest to możliwe, jeśli dochody nie przekraczają 25 tys. euro rocznie). Aby wyliczyć kwotę zaliczki na podatek dochodowy, należy sumę przychodów uzyskanych w danym okresie rozliczeniowym pomniejszyć o łączną wartość możliwych odliczeń.

Otrzymaną wielkość należy następnie opodatkować według właściwej ze względu na typ prowadzonej działalności stawki ryczałtu: 2%, 3%, 5,5%, 8,5%, 17% lub 20%. Później pozostaje już tylko przelać ustaloną w powyższy sposób kwotę na rachunek urzędu skarbowego (nie później niż 20. dnia miesiąca następującego po rozliczanym miesiącu, bądź kwartale).

 

Ostatecznego rozliczenia podatku dochodowego za dany rok obrotowy, dokonuje się do 31 stycznia kolejnego roku, poprzez złożenie zeznania podatkowego. Służący do tego celu formularz PIT-28, przedsiębiorca składa w urzędzie skarbowym, właściwym dla miejsca swojego zamieszkania.

 

W sposób rzetelny i niewadliwy – tak należy prowadzić ewidencję przychodów

Przedsiębiorca korzystający z ryczałtu, musi zadbać nie tylko o prawidłowe wyliczanie podatków, ale również rzetelne i niewadliwe prowadzenie samej ewidencji przychodów. By spełnić wymóg niewadliwości, konieczne jest stosowanie się do przepisów zawartych w odpowiednich uregulowaniach prawnych dotyczących ryczałtu, natomiast kryterium rzetelności – dokonywanie w ewidencji zapisów zgodnych ze stanem rzeczywistym.

 

Warto podkreślić, że prowadzona ewidencja przychodów zostanie uznana za rzetelną i niewadliwą także wówczas, gdy:

niewprowadzenie odpowiednich zapisów wynika z nieszczęśliwego wypadku bądź zdarzenia losowego, uniemożliwiającego prowadzenie ewidencji,

niewprowadzone lub błędnie wprowadzone zapisy dotyczą przychodów, których łączna wartość nie przekracza 0,5% przychodu uzyskanego w danym roku podatkowym,

uzupełnienie zapisów bądź korekta błędnych zapisów zostały przeprowadzone przed rozpoczęciem kontroli skarbowej,

błędy w zapisach powstały wskutek oczywistej pomyłki, a podatnik dysponuje dokumentami dowodzącymi uzyskania poszczególnych przychodów.

 

Należyte prowadzenie ewidencji jest niezwykle istotne, ponieważ wszelkie nieprawidłowości w tym zakresie mogą grozić poważnymi sankcjami prawnymi. Równie przykre konsekwencje może przynieść nieprawidłowe przyporządkowanie przychodów do stawek ryczałtowych – wówczas urząd nalicza bowiem podatek od całości, stosując najwyższą stawkę. Natomiast najwyższą karę finansową, stanowiąca aż 5-krotność zwykłej stawki ryczałtu zapłaci ten, kto w ogóle nie prowadzi ewidencji przychodów.

Księgowość internetowa – idealne rozwiązanie dla ryczałtowców

Wprawdzie ustawodawca dopuszcza możliwość ewidencjonowania przychodów zarówno odręcznie, jak i przy pomocy specjalnych aplikacji komputerowych, jednak z oczywistych względów to pierwsze rozwiązanie nie cieszy się zbyt dużą popularnością wśród przedsiębiorców. Dla tych ryczałtowców, którzy z jednej strony woleliby uniknąć ponoszenia dodatkowych wydatków na usługi biura rachunkowego, z drugiej zaś, chcą załatwiać sprawy księgowe szybko, wygodnie i przy możliwie jak najniższym ryzyku popełnienia błędu w rozliczeniach, idealnym rozwiązaniem będzie księgowość internetowa.

Przykładowo, użytkownicy całkowicie bezpłatnego wariantu mKsięgowości Start – produktu łączącego zalety konta bankowego i systemu księgowego – mają dostęp do takich udogodnień jak: program do wystawiania i obsługi faktur, automatyczne wyliczanie podatków do zapłacenia i sporządzanie deklaracji podatkowych, całodobowy wgląd do dokumentów firmowych czy przelewy podatkowe na jeden klik. I co ważne, mogą z nich korzystać z poziomu serwisu transakcyjnego mBanku, bez konieczności przelogowania się pomiędzy modułami. To duże ułatwienia dla osób preferujących samodzielne prowadzenie księgowości, dzięki którym można lepiej i sprawniej zarządzać obszarem księgowo-finansowym firmy.

 

Co jeszcze warto wiedzieć?

Przedsiębiorcy, którzy są zainteresowani rozliczaniem działalności na podstawie ryczałtu ewidencjonowanego powinni uważnie zapoznać się z rozporządzeniem Ministra Finansów z 17 grudnia 2002 r. w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (Dz. U. Nr 219 poz. 1836 z późn. zm.). To właśnie w tym dokumencie można bowiem znaleźć wszelkie informacje dotyczące wzoru i szczegółowych zasad prowadzenia ewidencji przychodów.