Dobra aplikacja księgowa to podstawa działania nie tylko każdego biura rachunkowego, ale również każdego, kto samodzielnie rozlicza prowadzoną przez siebie działalność. Dla tych freelancerów, przedstawicieli wolnych zawodów i właścicieli niewielkich firm, którzy korzystają z uproszczonych form opodatkowania, najlepszym rozwiązaniem okazuje się najczęściej sięgnięcie po program księgowy online.

W praktyce, programy księgowe online stanowią fundament nowoczesnych usług księgowości internetowej, będącej alternatywą dla tradycyjnych biur rachunkowych. Za ich pośrednictwem usługodawcy udostępniają klientom szereg narzędzi księgowo-finansowych, dzięki którym mogą oni poradzić sobie samodzielnie zarówno z obowiązkami narzucanymi przez organy podatkowe, jak i z wyzwaniami stawianymi przez zachodzące procesy księgowe.

Co ważne, większość dostawców księgowości online pamięta także o potrzebach tych osób, które przeprowadzają bardziej skomplikowane operacje gospodarcze czy wytwarzają większe ilości faktur, czego wyrazem jest udostępnienie im możliwości korzystania ze wsparcia biura rachunkowego online. W takim modelu, za stosunkowo niewielką opłatą miesięczną, klient zachowuje dostęp do pełnej funkcjonalności aplikacji księgowej, ale jednocześnie powierza rozliczanie swojej działalności wykwalifikowanym księgowym.

W niniejszym artykule przedstawiamy, w jaki sposób program księgowy online może pomóc w prowadzeniu codziennych spraw biznesowych.

Program księgowy online – jak to właściwie działa?

W przeciwieństwie do stacjonarnych aplikacji (instalowanych na dysku komputera), programy księgowe online są udostępniane w tzw. modelu SaaS (Software as a Service). Co to w praktyce oznacza? Tylko i aż tyle, że producent udostępnia użytkownikowi aplikację księgową za pośrednictwem Internetu, a przy tym dba o jej stan techniczny i regularne aktualizowanie.

 

Co ważne, w takim modelu księgowości, klient nie podpisuje z usługodawcą żadnej umowy, lecz po prostu cyklicznie reguluje opłatę za dostęp do programu – w momencie, gdy nie jest zainteresowany jego dalszym użytkowaniem, po prostu przestaje opłacać abonament.

 

Samo korzystanie z programu online jest bardzo proste – żeby uzyskać do niego dostęp należy założyć konto na odpowiedniej stronie internetowej. Przy rejestracji jest się proszonym o podanie sporej porcji danych, które pozwolą dostosować aplikację do wybranego sposobu prowadzenia księgowości, a w przyszłości – ułatwią wystawianie faktur online i generowanie deklaracji podatkowych. Przy kolejnych uruchomieniach programu, by móc korzystać z jego pełnej funkcjonalności, wystarczy już tylko podać hasło i login.

 

Jakie funkcje mają programy księgowe online?

Program księgowy online integruje szereg narzędzi i aplikacji, które – jak już wspomniano – mają na celu wspomóc przedsiębiorcę w załatwianiu spraw księgowo-finansowych firmy. Choć oczywiście oferowane aplikacje do księgowości różnią się pod względem funkcjonalności, można zauważyć, że w przypadku zdecydowanej większości z nich występuje pewien ściśle określony pakiet podstawowych funkcji i udogodnień.

 

W pakiecie tym można znaleźć:

  • program do faktur online;
  • całodobowy dostęp do dokumentów księgowych i faktur, a także historii operacji księgowych;
  • możliwość prowadzenia i generowania KPiR oraz pozostałych wymaganych ewidencji i rejestrów;
  • możliwość tworzenia baz danych (np. klientów, produktów, usług);
  • automatyczne wypełnianie i generowanie deklaracji podatkowych oraz ubezpieczeniowych;
  • automatyczne wyliczanie podatków.

 

Niekiedy użytkownik ma również do dyspozycji takie narzędzia jak program kadry i płace, system CRM, system magazynowy, smsowe przypomnienia o płatnościach, a także rozwiązania z zakresu miękkiej windykacji.

 

A może program księgowy wbudowany w firmowe konto bankowe?

W pojedynczych przypadkach istnieje także możliwość zintegrowania programu księgowego z firmowym kontem bankowym, co otwiera z kolei dostęp do wielu innych unikalnych udogodnień, np. automatycznego zaczytywania z faktur danych do przelewów, systemu informującego o statusie poszczególnych faktur (opłacona/nieopłacona), przelewów podatkowych na jeden klik, czy też automatycznego księgowania kosztów bankowych oraz przychodów z odsetek i różnic kursowych.

Produkt zapewniający dostęp do wyżej wspomnianych możliwości oferuje m.in. mBank – i co ważne, oferuje go nie tylko w zaawansowanych pakietach płatnych (mKsięgowość Komfort i Premium), ale i w kierowanym do osób rozliczających się samodzielnie pakiecie bezpłatnym (mKsięgowość Start). Warunkiem jest tutaj posiadanie jednego z kont firmowych mBanku, do którego będzie można podpiąć wybraną usługę księgową.

 

Niezależnie od tego, czy mowa o bankowych programach księgowych online, czy też aplikacjach oferowanych przez pozostałych usługodawców, lista korzyści, jakie uzyskują ich użytkownicy jest naprawdę długa.

 

Przyjrzyjmy się bliżej jej najważniejszym pozycjom.

 

Usługi księgowe czynne przez całą dobę

Główną zaletą programów księgowych online jest fakt, że można z nich korzystać na każdym komputerze, tablecie, a nierzadko również smartfonie z dostępem do sieci. Niesie to dla przedsiębiorcy komfort w postaci możliwości załatwienia praktycznie każdej sprawy księgowej w dowolnym miejscu i czasie: w biurze, domu, a nawet podczas podróży pociągiem czy stania w kolejce do sklepowej kasy.

 

Szybkie wystawianie faktur online

Możliwość szybkiego i wygodnego dokumentowania przeprowadzanych transakcji to jedna z najważniejszych zalet każdego programu księgowego. Ponieważ system udostępnia gotowe szablony faktur, a przy tym automatycznie uzupełnia większość wymaganych pól, wygenerowanie i przesłanie do klienta dokumentu księgowego zajmuje łącznie kilkadziesiąt sekund. Natomiast w przypadku wystawiania faktury zdefiniowanemu kontrahentowi (czyli takiemu, który znajduje się już w bazie danych programu), rola przedsiębiorcy ogranicza się właściwie wyłącznie do wpisania kwoty do zapłaty i kliknięcia opcji „wygeneruj i wyślij fakturę”.

 

Bezpieczne i wygodne przechowywanie faktur i pozostałych dokumentów finansowych

Kolejną zaletą programów online jest fakt, że wszystkie generowane za ich pośrednictwem faktury i inne e-dokumenty automatycznie trafiają na wirtualny dysk (wirtualną chmurę, zewnętrzny serwer), a co za tym idzie – przedsiębiorca ma do nich stały, niczym nieograniczony dostęp. Warto także zauważyć, że wirtualna chmura jest przy tym bezpieczniejsza niż dysk twardy, ponieważ w jej przypadku nie zachodzi ryzyko utraty ważnych plików firmowych, nawet wówczas, gdy dojdzie do awarii czy kradzieży komputera przedsiębiorcy.

Co więcej, przedsiębiorstwa obsługujące wirtualne dyski są zobowiązane do tworzenia kopii zapasowych plików i przechowywania ich w kilku niezależnych lokalizacjach, a także do szyfrowania transmisji danych – a to dodatkowo zabezpiecza użytkownika przed możliwością utraty dokumentów czy dostania się ich w niepowołane ręce.

 

Aplikacje do księgowości internetowej dają również możliwość łatwego wyszukiwania dokumentów i e-faktur. Przykładowo, by znaleźć poszukiwaną fakturę, wystarczy po prostu wpisać w wyszukiwarkę dane kontrahenta, datę wystawienia faktury albo kwotę do zapłaty – to zdecydowanie większa wygoda, niż w przypadku tradycyjnej archiwizacji dokumentów.

 

Na bieżąco ze zmianami w przepisach podatkowych i księgowych

Fakt, że programy księgowe online są na bieżąco aktualizowane sprawia, że użytkownik w ogóle nie musi przejmować się ewentualnymi zmianami w przepisach księgowych czy podatkowych, np. w zakresie stawek opodatkowania czy wysokości składek ubezpieczeniowych. Dzięki temu, może mieć zatem dużą pewność, że ze wszystkich swoich obowiązków księgowo-finansowych wywiązuje się w sposób prawidłowy.

 

Co jeszcze warto wiedzieć?

Warto również podkreślić, że nawet w przypadku wyboru programu księgowego przeznaczonego dla osób prowadzących samodzielną księgowość, użytkownik może w każdej chwili skontaktować się drogą internetową lub telefonicznie z obsługą aplikacji, w celu np. skonsultowania jakiejś sprawy formalnej czy kwestii dotyczącej użytkowania programu.

Natomiast ci przedsiębiorcy, którzy zdecydują się skorzystać z pakietu dającego dostęp nie tylko do programu księgowego, ale i usług internetowego biura rachunkowego (np. mKsięgowość Komfort lub Premium) uzyskują możliwość korzystania praktycznie ze wszystkich niezbędnych przy prowadzeniu księgowości narzędzi i rozwiązań. I co ważne, uzyskują ją za naprawdę niewielką opłatą porównywalną z ceną usług tradycyjnych biur rachunkowych, które nie gwarantują takiej wygody w zakresie prowadzenia spraw firmy.