Wystawianie faktur to jeden z podstawowych obowiązków związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. Obowiązek, z którego od niedawna można wywiązywać się w sposób łatwy, wygodny, a przy tym niewymagający posiadania obszernej wiedzy z zakresu prawa podatkowego czy księgowości.

 

A wszystko za sprawą nowoczesnych programów do faktur online, które nie tylko w maksymalnym stopniu upraszczają proces wystawiania wspomnianych dokumentów, ale dają również możliwość korzystania z szeregu innych, ułatwiających prowadzenie spraw księgowo-finansowych firmy, udogodnień – w tym całodobowego dostępu do dokumentów firmowych.

 

Program do faktur może przybierać postać aplikacji stacjonarnej, instalowanej na dysku komputera, bądź internetowej, z której można korzystać na dowolnym PC, tablecie, a nierzadko nawet smartfonie, podłączonym do sieci

W rzeczywistości, najczęściej występuje on w formie modułu, przyłączanego do programu księgowego (w wersji online lub offline), który umożliwia samodzielne (lub z pomocą internetowego biura rachunkowego) zarządzanie praktycznie całym obszarem księgowym przedsiębiorstwa. W niniejszym artykule skupimy się jednak na samych systemach do fakturowania: przedstawimy na czym polega ich działanie i w jaki sposób pomagają w codziennym prowadzeniu firmy.

Wskażemy w nim również korzyści, jakie daje gwarantowany przez program do faktur całodobowy dostęp do dokumentacji księgowo-finansowej, a także omówimy najważniejsze aspekty prawne związane z fakturowaniem elektronicznym.

 

Polskie prawo przyjazne dla faktur elektronicznych

Stosowanie fakturowania elektronicznego (fakturowania online, e-fakturowania), czyli innymi słowy wystawianie faktur w formie elektronicznej, jest możliwe już od dobrych kilku lat. Co więcej, dzięki zmianom w zapisach ustawy o VAT, od 1 stycznia 2013 r. faktury te mają dla urzędów skarbowych taką samą wartość, jak faktury w postaci papierowej. Ustawodawca kieruje zatem w ten sposób do przedsiębiorców jednoznaczny przekaz: możecie bez żadnych obaw korzystać z czasooszczędnego i ekologicznego fakturowania online.

 

Program do faktur – gwarancja prawidłowego wystawienia faktury

Żeby e-faktura została uznana za ważną, przedsiębiorca musi jednak dopilnować przewidzianego ustawą terminu jej wystawienia, a także zawrzeć w niej wszystkie, wskazane w rozporządzeniu Ministra Finansów, elementy. Do tych ostatnich należą:

  • data wystawienia oraz numer identyfikujący fakturę,
  • dane sprzedawcy i nabywcy towarów lub usług: imiona i nazwiska lub nazwy, adresy, a także numery NIP (w przypadku osób prywatnych nie jest on wymagany),
  • nazwę bądź rodzaj towaru lub usługi,
  • ilość sprzedanych towarów bądź zakres zrealizowanych usług,
  • cenę jednostkową netto – czyli cenę jednostkową towaru bądź usługi, nieuwzględniającą kwoty podatku,
  • wartość sprzedaży netto – czyli wartość sprzedanych towarów bądź zrealizowanych usług (bez kwoty podatku), będących przedmiotem zawartej transakcji,
  • wartość sprzedaży netto z podziałem na stawki podatku VAT,
  • kwotę należności ogółem.

 

Co istotne, nie ma przy tym żadnego znaczenia, czy wystawiona faktura online przybierze postać wiadomość e-mail z załącznikiem (plik może być w formacie PDF, DOC, JPG, CSV), ustrukturyzowanego komunikatu, czy faksu w formie elektronicznej. Ważne jest tylko to, aby wybrana postać gwarantowała integralność i czytelność treści faktury, a także autentyczność jej pochodzenia.

Dzięki rozwiązaniom stosowanym w programach do fakturowania, użytkownik ma pewność, że wszystkie wspomniane kryteria zostaną każdorazowo spełnione.

 

Najważniejsze zalety programów do faktur online

Jak zasygnalizowano we wstępie artykułu, by wystawiać faktury elektroniczne w sposób szybki, wygodny, a przy tym zgodny z wyżej przedstawionymi wymaganiami, trzeba zaopatrzyć się w program do fakturowania elektronicznego – najlepiej taki, z którego można korzystać na dowolnym komputerze z dostępem do sieci.

 

Za wyborem programu do faktur online przemawia fakt, że:

  • do jego uruchomienia wystarczy znajomość loginu i hasła,
  • jest na bieżąco i zwykle nieodpłatnie aktualizowany – zarówno od strony technicznej, jak i w kontekście ewentualnych zmian w zakresie stawek podatkowych czy innych przepisów prawnych,
  • wszystkie gromadzone w nim dane są przechowywane na zewnętrznych serwerach, a co za tym idzie – dokumenty firmowe, historia operacji i inne zapisane informacje są dla przedsiębiorcy dostępne z każdego miejsca na ziemi, przez 24 godziny na dobę,
  • serwery, na których zapisywane są powiązane z firmą pliki, regularnie i automatycznie tworzą kopie zapasowe przechowywanych dokumentów – ryzyko utraty czy wykradzenia danych firmy jest więc tutaj ograniczone do absolutnego minimum.

 

Zastosowanie takich rozwiązań konstrukcyjnych sprawia, że użytkownik może wystawiać faktury i korzystać z innych funkcji programu, niezależnie od pory dnia czy miejsca w którym się znajduje. Co więcej, może mieć przy tym pewność, że zarówno sposób obsługiwania faktur, jak i inne przeprowadzane czynności księgowe, będą zgodne z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa. Może mieć także pewność, że zapisywane dokumenty elektroniczne będą trafiały w miejsce z jednej strony bezpieczne, z drugiej zaś – łatwo dla niego dostępne.

 

Program do fakturowania – jak ułatwia wystawianie dokumentów?

Każdy program do fakturowania wymaga od przedsiębiorcy podania m.in. imienia, nazwiska, danych teleadresowych, a także numeru rachunku bankowego. Wszystko po to, aby stworzyć swego rodzaju szablon, który będzie każdorazowo automatycznie pojawiał się w wystawianej fakturze. Można w nim także zapisać dane nie tylko swoje, ale również kontrahentów, co pozwala zredukować czas wystawiania faktur do absolutnego minimum. Program pilnuje także, aby przedsiębiorca uzupełnił wszystkie wymagane pola: dane klienta, kwotę do zapłaty, termin i rodzaj płatności.

Wystawioną w ten sposób fakturę zwykle można automatycznie przesłać kontrahentowi drogą mailową albo zapisać na dysku w formacie PDF. Co ważne, w przypadku niektórych programów do faktur (np. tego dostępnego w ramach usługi mKsięgowość), faktura jest od razu księgowana w systemie i nie trzeba jej nigdzie dodatkowo wprowadzać.

 

W czym jeszcze pomaga program do fakturowania?

Choć podstawowa funkcjonalność wszystkich programów do faktur jest w zasadzie taka sama, każdy z nich może być wyposażony w różne, dodatkowe funkcje. Te bardziej zaawansowane dostępne są zazwyczaj w płatnych aplikacjach. Zazwyczaj, ale nie zawsze – czego dowodzi funkcjonalność bezpłatnego programu do faktur online, dostępnego w ramach oferowanego przez mBank produktu mKsięgowość. W tym przypadku przedsiębiorca może bowiem dodatkowo m.in. wykonywać przelewy za podatki i faktury za pomocą dosłownie jednego kliknięcia, wprowadzać do systemu faktury kosztowe, które są automatycznie dodawane do listy wydatków, czy przypisywać fakturom oznaczenia: opłacona, zaksięgowana, skorygowana. Ponadto, na podstawie wprowadzanych do systemu dokumentów, program wylicza również kwoty podatków do zapłacenia, a także sporządza deklaracje podatkowe.

Dostęp do tak bogatego, nieosiągalnego dla wielu innych programów, zestawu funkcji to zasługa samej konstrukcji produktu mKsięgowość – który łączy funkcjonalność bankowego konta firmowego i przyjaznego w obsłudze programu księgowego (wyposażonego dodatkowo w narzędzie do fakturowania elektronicznego).

 

Co jeszcze warto wiedzieć?

Najważniejszą, obok automatyzacji procesu wystawiania i obsługi faktur, zaletą programów do fakturowania jest fakt, że – jak już wcześniej wspomniano – dają całodobowy dostęp do dokumentów księgowych firmy. Takie udogodnienie jest dla przedsiębiorcy niezwykle przydatne, ponieważ pozwala mu zwiększyć efektywność działań księgowo-finansowych, a także łatwiej monitorować wykonywanie zaplanowanych zadań, czy wygodniej prowadzić analizy biznesowe. Dzięki elektronicznemu dostępowi do dokumentów przez całą dobę, przedsiębiorca może również łatwo i wygodnie kontrolować to, co się dzieje w firmie, oszczędzając przy tym swój czas i pieniądze