Otwartość na innowacyjne ułatwienia i gotowość do wdrażania nowych, usprawniających prowadzenie biznesu rozwiązań, to jedne z najważniejszych elementów, decydujących o sukcesie przedsiębiorcy. Dlatego też każdy, kto posiada własną firmę, już dziś powinien zainteresować się ofertą bankowych usług księgowości online – dzięki którym można z jednego miejsca, łatwo i wygodnie, zarządzać praktycznie całym obszarem finansowym przedsiębiorstwa.

 

Bankowa księgowość online to nowoczesna, oferowana jedynie przez pojedyncze polskie banki, usługa, której istota polega na pełnej integracji systemu księgowego z internetowym serwisem transakcyjnym. Innymi słowy, produkt ten łączy tradycyjną funkcjonalność firmowego konta bankowego z obsługą księgową, a co za tym idzie – umożliwia załatwianie spraw księgowo-finansowych firmy bezpośrednio z poziomu serwisu bankowego. Co więcej, ze względu na fakt, że przepływ danych pomiędzy modułem księgowym i bankowym odbywa się tutaj w sposób automatyczny, większość z tych spraw załatwiana jest przy minimalnym zaangażowaniu użytkownika, a wszelkie rozrachunki rozliczają się właściwie samoczynnie. W niniejszemu artykule omawiamy najważniejsze kwestie związane z usługą księgowości online zintegrowanej z kontem bankowym.

Bankowa księgowość online – dla kogo?

Księgowość online kierowana jest przede wszystkim do tych przedsiębiorców, którzy z jednej strony, z różnych względów, nie są zainteresowani zatrudnieniem księgowej na pełny etat, z drugiej zaś – nie chcą tracić zbyt wiele czasu i energii na mozolne rozliczenia księgowo-podatkowe. W praktyce, mogą one sprawdzić się w przypadku każdej firmy, której działalność rozliczana jest w oparciu o jedną z form księgowości uproszczonej.

Warto przy tym podkreślić, że bank oferujący usługi księgowości internetowej, udostępnia je zazwyczaj w kilku, różniących się pod względem funkcjonalności, wariantach. Te najtańsze lub nawet całkowicie bezpłatne (np. mKsięgowość Start), pozwalają prowadzić księgowość samodzielnie, za pośrednictwem przyjaznego i łatwego w obsłudze programu księgowego online. Płatne pakiety (np. mKsięgowość Komfort oraz Premium) są natomiast przeznaczone dla tych przedsiębiorców, którzy chcą zachować możliwość korzystania ze wszystkich funkcji aplikacji księgowej, ale jednocześnie wolą zlecić prowadzenie rozliczeń profesjonalnemu zespołowi księgowych.

Księgowość online połączona z kontem bankowym – jak z niej skorzystać?

By móc korzystać z bankowej księgowości online trzeba być oczywiście posiadaczem rachunku firmowego, prowadzonego przez bank oferujący taką usługę. W mBanku wygląda to tak, że nowi klienci składają wniosek o otwarcie rachunku z opcją mKsięgowości, natomiast klienci posiadający już jedno z kont firmowych, wybierają w tym celu odpowiednią opcję w serwisie transakcyjnym. Gdy usługa zostanie aktywowana, internetowe konto firmowe wzbogaci się o dodatkową zakładkę: „Księgowość”. To właśnie ona – a konkretniej, kliknięcie w nią – przenosi użytkownika do centrum zarządzania finansami firmy. Centrum, które z powodzeniem może zastąpić tradycyjną księgową. I co ważne, dostępne bez konieczności wprowadzania dodatkowych haseł i loginów.

 

Szybkie wystawianie faktur online

W ramach usługi mKsięgowość, przedsiębiorca może korzystać z łatwego i wygodnego w obsłudze bezpłatnego programu do fakturowania online, który stanowi jeden z ważniejszych elementów udostępnianego systemu księgowego. Dzięki niemu, za pomocą dosłownie kilku kliknięć można wystawić lub skorygować fakturę: wystarczy wybrać zapisanego w systemie kontrahenta lub wprowadzić dane nowego, a następnie podać kwotę, termin i sposób płatności – to wszystko.

 

Wygenerowany dokument księgowy można wydrukować, przesłać mailem, bądź zapisać na dysku w postaci pliku PDF. I co ważne, ponieważ jest on od razu księgowany w systemie, nie trzeba go dodatkowo wysyłać do księgowej.

 

Gdy tylko kontrahent wykona przelew, w systemie pokaże się informacja, że faktura została już opłacona. Jeśli natomiast należność nie wpłynie w wymaganym terminie, użytkownik może skorzystać z opcji wysłania monitu (mailem lub SMS-em) do opieszałego klienta.

 

Wygodne wprowadzanie faktur kosztowych

Narzędzie księgowe pozwala również dodawać faktury kosztowe, a także opłacać je z poziomu panelu księgowego – a więc bez konieczności przelogowywania się do systemu płatności. Tego rodzaju faktury można wprowadzać i opisywać albo ręcznie albo wgrywając skany ich papierowych wersji. To drugie rozwiązanie jest znacznie wygodniejsze, ponieważ program do konwertowania pisma (OCR) „obrabia” dodany skan i automatycznie zapisuje go w zakładce „wydatki” (opcja ta jest płatna – pakiet 20 sztuk faktur kosztuje 50 zł).

Warto także pokreślić, że system księgowy informuje o tym, które faktury zostały już opłacone, a które jeszcze nie, zabezpieczając tym samym przedsiębiorcę przed dokonaniem dwukrotnej zapłaty za tę samą fakturę. Co więcej, system automatycznie przygotowuje przelewy za faktury, tzn. zaciąga dane do formatki przelewu, dzięki czemu płatność można uregulować za pomocą praktycznie jednego kliknięcia myszy.

 

System księgowy automatycznie wylicza podatki i generuje deklaracje podatkowe

Inna zaletą bankowej księgowości online jest fakt, że na podstawie wprowadzanych przez przedsiębiorcę dokumentów, system automatycznie wylicza kwoty podatków do zapłacenia oraz sporządza deklaracje podatkowe. Takie rozwiązanie jest nie tylko wygodne i czasooszczędne, ale znacząco redukuje również ryzyko popełnienia błędu w rozliczeniach.

 

Księgowość online – całodobowy dostęp do finansów firmy

Bankowa księgowość online ma tę przewagę nad tradycyjnymi formami księgowości, że zapewnia przedsiębiorcy całodobowy dostęp do pełnej funkcjonalności programu księgowego (w tym możliwość wglądu do dokumentów firmowych). Oznacza to, że może on w każdej chwili wystawić bądź opłacić fakturę elektroniczną, czy zajrzeć do raportów lub dokumentów źródłowych. I co istotne, może zająć się tymi kwestiami praktycznie w dowolnym miejscu: we własnym domu, w sklepie, czy podczas podróży komunikacją miejską.

 

Księgowość prowadzona samodzielnie lub z pomocą biura rachunkowego online

Jak zasygnalizowano na początku artykułu, bankowa księgowość online jest usługą kierowana nie tylko do przedsiębiorców, poszukujących narzędzi ułatwiających samodzielne rozliczanie działalności. Ale także do tych, którzy potrzebują kompleksowego wparcia w obszarze finansowym firmy – czyli chcą m.in. zlecić prowadzenie rozliczeń wykwalifikowanym księgowym, korzystać z porad podatkowych i księgowych, czy uzyskać pomoc w zakresie zarządzania działem kadrowo-płacowym.

Zdecydowana większość wcześniej omówionych udogodnień (m.in. dostęp do systemu e-fakturowania, szybkie opłacanie faktur) dostępna jest zarówno dla użytkowników bezpłatnej mKsięgowości Start, jak i osób, które korzystają z płatnych wariantów usługi: Komfort oraz Premium. Niemniej jednak w przypadku płatnych pakietów, księgowością firmy zajmuje się w praktyce profesjonalne biuro rachunkowe, z którym przedsiębiorca kontaktuje się tylko i wyłącznie telefonicznie oraz drogą mailową (w ten sposób przesyłane są również dokumenty księgowe).

 

W ramach mKsięgowości Komfort, wykwalifikowana księgowa księguje za przedsiębiorcę wszystkie dokumenty, obsługuje deklaracje podatkowe, a także przygotowuje podatki za faktury i podatki.

 

Użytkownicy pakietu premium mogą dodatkowo korzystać z opcji: zadawania pytań księgowej (odpowiedź udzielana jest w ciągu godziny) konsultacji podatkowych, rozliczania zapłat i monitowania, czy monitoringu brakujących kosztów.

 

Co jeszcze warto wiedzieć?

Księgowość online połączona z kontem bankowym to pełna integracja wszystkich tych usług, które są przedsiębiorcy niezbędne w sprawnym i skutecznym zarządzaniu stroną finansową prowadzonego biznesu. Pozwala na automatyzację wielu czynności księgowo-finansowych, a przy tym daje pewność co do prawidłowości rozliczeń. Innymi słowy, niesie dużą oszczędność czasu i większy komfort w codziennym prowadzeniu spraw firmy.

Warto także zauważyć, że bardziej rozbudowane pakiety internetowych usług księgowych oferowanych przez banki, dają w praktyce dostęp do wielu rozwiązań, które są charakterystyczne dla typowych biur rachunkowych online. Różnica polega na tym, że dają one dodatkowo możliwość korzystania m.in. z systemu do fakturowania elektronicznego, automatycznych przelewów i rozliczeń, konsultacji z księgowymi, a także przypomnień o terminach płatności. Ponadto, w tym przypadku księgowość i finanse firmy znajdują się w jednym miejscu, a to zapewnia przedsiębiorcy pełną kontrolę nad tym, co dzieje się w przedsiębiorstwie.