Z tego tekstu dowiesz się:

  • Na co należy zwracać uwagę, wybierając program finansowo-księgowy,
  • Co powinien zawierać taki program,
  • Czy jest ci potrzebna rozbudowana wersja,
  • Jakie możliwości mają nowoczesne programy,
  • Czego oczekiwać od dostawcy.

 

Jedno jest jasne chyba dla każdego przedsiębiorcy – bez dobrze prowadzonej księgowości firma nie osiągnie sukcesu. Ważne jest nie tylko pozyskiwanie pieniędzy, ale też terminowe wysyłanie deklaracji i formularzy do urzędu skarbowego i ZUS oraz rozliczanie podatków i innych należności. Natomiast, bez dostępu do sensownie posegregowanych danych dających jasny obraz kondycji firmy trudno o sukces.

 

 

Nie ma jednego najlepszego programu. Szukając oprogramowania finansowo-księgowego powinniśmy się uważnie przyjrzeć ofercie i wybrać ten najlepiej dopasowany do potrzeb prowadzonej działalności. Wiele programów finansowo-księgowych posiada tzw. otwartą architekturę – możliwość współpracy z innymi modułami, np. płacowym czy sprzedaży, które usprawniają współpracę pomiędzy poszczególnymi działami firmy.

Szukając odpowiedniego oprogramowania musimy pamiętać, że niebagatelne znaczenie ma to, jaką działalność prowadzimy, co robimy – czy kierujemy przedsiębiorstwem produkcyjnym, handlowym, a może świadczymy proste usługi albo otworzyliśmy szkołę, restaurację lub hotel. Od tego zależy czy wystarczy nam księga przychodów i rozchodów (pkpir), czy musimy prowadzić np. magazyn.

Najmniej wymagająca rachunkowość dotyczy firm jednoosobowych. Nie mają one potrzeby prowadzenia księgowości „magazynu”, nie posiadają dodatkowych pracowników, którym muszą przelewać na konta wynagrodzenie i za których odprowadzają podatki i inne obowiązkowe świadczenia. Program, z którego będą korzystać, nie musi więc zawierać modułu „kadry i płace”.

 

Trudny wybór?

Niekoniecznie trudny. Ważne jest jednak, by wziąć pod uwagę kilka czynników. Zanim zaczniemy przeglądać dostępną ofertę musimy zastanowić się, jakiej księgowości potrzebujemy – pełnej, czy wystarczy nam ta najprostsza. Jeśli będzie ona prowadzona w rozbudowanej formie, program musi radzić sobie z pracą przy wielu równocześnie otwartych okienkach (sesjach).

W przypadku, gdy planujemy dynamiczny rozwój firmy warto dopytać się u sprzedawcy, czy oferowany produkt daje możliwość rozbudowywania księgowości i dodawania stanowisk księgowych w oparciu o zakupione oprogramowanie.

Należy też ustalić, czy dostawca udostępnia pomoc techniczną w razie wystąpienia problemów i jak taki serwis wygląda w praktyce. Czy specjalista dojedzie natychmiast, gdy go będziemy potrzebować, czy ta usługa jest wliczona w płacony abonament itp. Powinno to być jasno określone w umowie. Jeśli o to nie zadbamy, może się z czasem okazać, że serwisowanie będzie kosztować nas nawet więcej, niż sam system.

 

Pamiętaj 

Szukając odpowiedniego oprogramowania musimy pamiętać, że duże znaczenie ma to, jaką działalność prowadzimy, co robimy – czy kierujemy przedsiębiorstwem produkcyjnym, handlowym, a może świadczymy proste usługi albo otworzyliśmy szkołę, restaurację lub hotel.

 

Mała firma lub ta rozpoczynająca działalność nie dysponuje zazwyczaj dużymi środkami. Wiele startujących biur rachunkowych i firm wybiera więc programy tańsze. Popularny wśród nich jest OGNIK lub SKP, które działają poprawnie mając dobre „wsparcie” IT ze strony producenta. „Mali” często decydują się też na coraz dostępniejszą i konkurencyjną cenowo e-księgowość. Taką oferują też niektóre banki.

Większe przedsiębiorstwa potrzebujące rozbudowanego systemu stawiają na droższe ale bardziej zaawansowane oprogramowanie typu Symfonia firmy SAGE czy RAKSSQL. Popularnością cieszą się także ERO enova 365, Comarch ERP Optima, Infor dGCS System, Amola System, Rewizor firmy insERT, PerseusFK, RESET2 FK, różne programy firmy Lefthand, KPiR firmy Varico itd. Są one często rozbudowane także o funkcje ERP (planowania zasobów przedsiębiorstwa) i CRM (zarządzania relacjami z klientami).

 

A gdy zmieniają się przepisy...

 

Jest oczywiste, że program księgowy musi przede wszystkim umożliwiać prowadzenie wszystkich ewidencji związanych z obowiązkiem posiadania księgi przychodów i rozchodów. Podatnik VAT powinien przy tym móc jednocześnie prowadzić księgę i odpowiednie rejestry VAT. Ważne jest więc, by program był odpowiednio rozbudowany, pozwalając np. na rozdzielenie zakupów dających prawo do pełnego lub częściowego odliczenia VAT od tych, od których nie można go odliczyć.

Jeżeli planujemy zatrudniać pracowników będzie nam też potrzebny moduł służący do obliczania płac, księgujący wynagrodzenia i składki ubezpieczeniowe. Jeśli nie ma takiego modułu w podstawowej wersji programu, należy sprawdzić, czy istnieje możliwość jego niedrogiego dokupienia i doinstalowania. Standardem rynkowym jest już, że system finansowo-księgowy daje możliwość nie tylko prowadzenia pkpir, ale także innych ewidencji np. środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, wyposażenia, przebiegu pojazdu oraz ewidencji wydatków eksploatacyjnych.

Program powinien umożliwiać także księgowanie przychodów i kosztów za dowolnie wybrane okresy, a także obliczanie marży, struktury kosztów i przychodów itp. Często jest to istotne nie tylko dla bieżącej działalności firmy, ale może okazać się potrzebne dla urzędu statystycznego czy banku, kiedy składa się np. wniosek o udzielenie kredytu inwestycyjnego.

 

Kiedy wybierasz system finansowo- księgowy:

  • Warto pomyśleć o bardziej uniwersalnym – przeznaczonym do prowadzenia księgowości dowolnego typu przedsiębiorstwa. Jeżeli zmienisz profil firmy możesz się nadal posługiwać programem, który wcześniej używałeś

  • Ważne, by program posiadał przejrzyste menu. Unikniesz żmudnego wyszukiwania potrzebnych funkcji. Dobrze, by do każdej z nich była możliwość wyświetlenia podpowiedzi tzw. helpu.

  • Ułatwi ci pracę i zapewni bezpieczeństwo program, który wyświetla komunikaty informujące o pomyłkach i wskazuje, jak je poprawić. Błędów zapewne nie unikniesz, bo żaden program nie wychwyci wszystkiego, ale jednak ograniczy je do minimum.

  • Zwróć uwagę, czy do systemu można importować dane zapisane w formacie tekstowym, a także czy dane z programu można eksportować do innych programów. To przydatna funkcja

  • Nie zapominaj, że niezbędne jest aktualizowanie programu ze względu na zmieniające się przepisy i stawki. Zapytaj dostawcę, czy trzyma rękę na pulsie i dostarczy ci je natychmiast, gdy np. wejdą nowe regulacje prawne i ile taka aktualizacja będzie kosztować.

  • Pamiętaj o zapytaniu, czy dostawca zapewnia serwis, w tym bezpłatną pomoc telefoniczną lub przez internet.

 

Przede wszystkim jednak, decydując się na konkretny program, należy upewnić się czy otrzymujemy najnowszą jego wersję. Tylko taka gwarantuje pełną zgodność systemu, tj. wzorów formularzy, sposobu naliczania podatków itp. z obowiązującymi przepisami. Te „lubią się” w Polsce nader często zmieniać. Istotne jest więc upewnienie się, czy i jak nabyte oprogramowanie będzie aktualizowane.

Jeżeli wybieramy e-księgowość, czyli taką, z której możemy korzystać wyłącznie będąc podłączonym do internetu raczej nie będzie potrzeby martwić się o to, czy program jest na bieżąco uzupełniany o nowe przepisy i zasady a formularze wymieniane.

Dostawca na ogół trzyma rękę na pulsie i dokonuje zmian na bieżąco. Jeśli jednak program będzie zainstalowany stacjonarnie na komputerach firmowych należy dowiedzieć się czy sprzedawca gwarantuje jego aktualizację, czy informuje o wejściu nowych przepisów oraz jakich, związanych z tym kosztów, musimy się spodziewać.

 

To się także przyda

Wybierając program warto pomyśleć o tym, żeby nie tylko był on narzędziem pracy, ale też aktywnie nam pomagał. Funkcja „przypominania” i kontrolowania poprawności dokonywanych wpisów jest bardzo użyteczna i ważna dla każdego księgowego. Nikt nie jest przecież nieomylny. Dobrze jest jeśli program sygnalizuje popełnione błędy, np. informuje że coś pominęliśmy w formularzu i trzeba to uzupełnić.

Nowoczesny program może posiadać też funkcję polegającą na przypisaniu określonych operacji do właściwych kolumn i ewidencji. Skraca to czas pracy i eliminuje pomyłki. Innym użytecznym rozwiązaniem jest też możliwość zakładania różnego rodzaju baz danych, np. katalogu partnerów biznesowych z funkcją łatwego ich przeszukiwania.

Bardzo pomocne jest, jeśli program posiada także własne bazy danych, takie jak np. informacje o urzędach skarbowych czy wskaźniki ekonomiczno-finansowe, które mogą być na bieżąco aktualizowane przez użytkownika. Świetną opcją ułatwiającą zarządzanie finansami jest połączenie konta i księgowości.

 

Trudne początki

Z każdym nowym programem trzeba się zapoznać. Musi on być łatwy do opanowania przez pracowników firmy, którzy na co dzień będą z niego korzystać, a więc prosty w obsłudze i intuicyjny. To jednak nie wystarczy, jeśli księgowość w danej firmie jest rozbudowana i skomplikowana.  Najlepszy, towarzyszy też klientowi na każdym etapie wdrażania oferowanego systemu.

Jeśli program, który chcemy zakupić, ma obsługiwać księgowość bardzo rozbudowanego przedsiębiorstwa, dobrze, by pracownicy firmy, która go dostarcza i będzie go wdrażać, dokonali wcześniej rzetelnej analizy procesów biznesowych przedsiębiorstwa – poznali jego strukturę organizacyjną, obieg dokumentów, informacji itp.