Budowlańcy, osoby świadczące usługi z zakresu handlu, właściciele punktów gastronomicznych czy przedstawiciele niektórych wolnych zawodów – to tylko przykłady podmiotów, które rozliczają swoją działalność na podstawie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Generalnie, ze względu na łatwą księgowość i atrakcyjne stawki opodatkowania, ryczałt może okazać się opłacalny praktycznie dla każdego przedsiębiorcy, który tylko spełnia kryteria uprawniające do skorzystania z takiej formy opodatkowania. W niniejszym artykule, pokazujemy na praktycznych przykładach, jak prawidłowo wywiązywać się z podstawowego obowiązku związanego z ryczałtem – prowadzenia ewidencji przychodów.

 

Ewidencja przychodów – informacje podstawowe

Ewidencja przychodów musi być prowadzona już od pierwszego dnia, od którego przedsiębiorca podlega opodatkowaniu na zasadach ryczałtu. Należy w niej ujmować wyłącznie przychody powstałe w związku z prowadzeniem działalności – koszty nie są wpisywane, ponieważ nie bierze się ich pod uwagę przy wyliczaniu podatków. Samych wpisów dokonuje się zaś w porządku chronologicznym i w oparciu o odpowiednie dokumenty: faktury VAT, rachunki, dokumenty celne, faktury bądź noty korygujące, czy dowody wewnętrzne (w przypadku sprzedaży bez faktur). Wpisy można też wprowadzać na podstawie dziennego zestawienia wystawionych faktur.

Co ważne, ewidencję za dany miesiąc trzeba uzupełnić przed upływem 20. dnia kolejnego miesiąca, w którym to trzeba wpłacić należną zaliczkę na podatek dochodowy. Należy również zadbać o zbroszurowanie ewidencji i ponumerowanie jej stron. A także, co oczywiste, o zachowanie ustalonego wzoru tworzenia ewidencji (np. układów rubryk). Jeśli mowa natomiast o samym sposobie jej prowadzenia, to prawodawca dopuszcza możliwość ewidencjonowania przychodów zarówno odręcznie, jak i przy pomocy komputerowych aplikacji księgowych.

 

Ważne jest tutaj jedynie to, aby archiwizować wszystkie dokumenty potwierdzające ich księgowanie.

 

Przyjrzyjmy się zatem bliżej temu, jak w przypadku różnych hipotetycznych sytuacji, jakie mogą pojawić się w związku z prowadzoną działalnością, będzie wyglądało poprawne ewidencjonowanie przychodów.

 

Przykład 1: Ewidencja przychodów a termin wpisu

Pan Adam rozpoczął wykonywanie działalności gospodarczej 7 stycznia 2016 r. i jeszcze tego samego dnia uzyskał pierwszy przychód. Ponieważ rozlicza się on na podstawie ryczałtu ewidencjonowanego, przypisuje do uzyskanego przychodu odpowiednią dla niego stawkę opodatkowania (20%, 17%, 8,5%, 5,5%, 3% lub 2%), a następnie dokonuje wpisu w ewidencji. Oczywiście, zapis nie musi być wprowadzony od razu. Ważne, żeby znalazł się on w ewidencji nie później niż przed 20 lutego 2016 roku, pod datą 10 styczeń 2016 r.

 

Przykład 2: Ewidencja przychodów a dowody wewnętrzne

Pan Marcin jest stomatologiem, rozliczającym swoją działalność na podstawie ryczałtu ewidencjonowanego. Mimo że 5 września przeprowadził aż 15 zabiegów dentystycznych, nie wystawił przy tym tego dnia ani jednej faktury – żaden z pacjentów nie zażądał bowiem takiego udokumentowania realizacji usługi. Uzyskana tego dnia kwota wyniosła łącznie 2 500 zł., co Pan Marcin potwierdził poprzez sporządzenie jednego dowodu wewnętrznego. Zaledwie jednego, ponieważ każda z wykonanych usług była opodatkowana tą samą stawką ryczałtu.

 

Przykład 3: Ewidencja przychodów a różne stawki ryczałtu na jednej fakturze

Będący podatnikiem ryczałtu Pan Piotr, we wrześniu 2016 r. uzyskał przychód w wysokości 8 000 zł, co potwierdził wystawieniem jednej faktury. Niemniej 5 000 zł z tej kwoty objęte jest stawką 20%, natomiast 3 000 zł podlega pod stawkę 17%. Dlatego też w prowadzonej ewidencji przychodów będą musiały znaleźć się dwie pozycje potwierdzone jednym dokumentem księgowym: w kolumnie 5 należy zapisać 5000 zł, natomiast w kolumnie 6 kwotę 3 000 zł.

 

Przykład 4: Ewidencja przychodów a dzienne zestawienie faktur

Wszystkie sprzedawane przez Panią Anię produkty są opodatkowane stawką 3% i podlegają fakturowaniu. 10 października 2016 r. wystawiła ona 10 faktur sprzedaży na łączną kwotę 3 000 zł. W ewidencji przychodów, Pani Ania zamieści jednak nie 10, lecz zaledwie jedną pozycję, udokumentowaną zestawieniem wystawionych w tym dniu faktur.

 

W tym kontekście warto wspomnieć, że aby dzienne zestawienie faktur zostało uznane za prawidłowo sporządzone należy w nim umieścić: datę, numer zestawienia, numery i daty faktur objętych zestawieniem, a także łączną wartość przychodów wynikającą z tych faktur (uwzględniającą podział na przychody objęte poszczególnymi stawkami ryczałtu).

 

Przykład 5: Ewidencja przychodów a odliczanie strat

Pani Ewa dopiero od stycznia 2016 r. jest podatnikiem opodatkowanym ryczałtem – w poprzednich latach rozliczała się na zasadach ogólnych. Trzy lata temu, prowadzony przez nią biznes wygenerował poważną stratę, której część nadal jest rozliczana. Pani Ewa, chcąc skorzystać z możliwości jej odliczenia, musi wprowadzić odpowiedni zapis do ewidencji przychodów – zamiast powiększyć, pomniejszy on przychody o wysokość straty podlegającą odliczeniu.

 

Ewidencję przychodów trzeba prowadzić w sposób rzetelny i niewadliwy

Podatnik ryczałtu jest zobowiązany prowadzić ewidencję przychodów w sposób rzetelny i niewadliwy. Kryterium niewadliwości jest uznawane za spełnione wówczas, gdy ewidencja prowadzona jest zgodnie z przepisami odpowiednich uregulowań prawnych. Z kolei ewidencja rzetelna to taka, która opiera się na zapisach zgodnych ze stanem rzeczywistym.

 

Co ważne, ewidencja jest uznawana za rzetelną i niewadliwą również wtedy, gdy:

błędy w zapisach pojawiły się wskutek oczywistej pomyłki,

niewprowadzenie odpowiedniego zapisu spowodowane jest zdarzeniem losowym,

łączna wartość niewprowadzonych, bądź błędnie wpisanych przychodów nie przekracza 0,5% wysokości całkowitego przychodu osiągniętego w danym roku podatkowym,

ewentualne błędy w zakresie wpisywania przychodów zostały poprawione przed rozpoczęciem kontroli skarbowej.

 

Trzeba przy tym wyraźnie podkreślić, że wadliwe, nierzetelne albo nieprawidłowe prowadzenie ewidencji, może skutkować koniecznością poniesienia konsekwencji finansowych – mogą one przybrać postać naliczenia przez urząd znacznie wyższego ryczałtu, a nawet sankcji karnoskarbowych.

 

Usługi bankowej księgowości online – coś, co przyda się podatnikowi ryczałtu

Na tle ksiąg rachunkowych, czy nawet podatkowej księgi przychodów i rozchodów, ryczałt od przychodów ewidencjonowanych wypada bardzo atrakcyjnie pod względem stopnia łatwości prowadzenia rozliczeń i załatwiania spraw księgowych. Niemniej jednak mimo wszystko osoby rozliczające działalność w oparciu o tę formę opodatkowania, potrzebują odpowiednich narzędzi, które uproszczą m.in. wystawianie faktur, wypełnianie deklaracji podatkowych czy wyliczanie podatków do zapłacenia. Bez tego prowadzenie spraw księgowo-finansowych firmy będzie nie tylko czasochłonne i uciążliwe, ale również narażone na ryzyko popełnienia kosztownego błędu.

W przypadku podatników ryczałtu, godnym polecenia rozwiązaniem będzie skorzystanie z usług bankowej księgowości online, takich jak mKsięgowość. Dzięki nim, można bowiem z jednego miejsca (z poziomu serwisu transakcyjnego banku) łatwo i wygodnie zarządzać praktycznie całym obszarem księgowo-podatkowym prowadzonego biznesu. Co ważne, takie udogodnienia jak: automatyczne wyliczanie podatków czy sporządzanie deklaracji podatkowych, przelewy na jeden klik, program do fakturowania czy całodobowy wgląd do dokumentów firmowych, zapewnia nawet całkowicie bezpłatny pakiet usługi – mKsięgowość Start. Natomiast przedsiębiorcy, którzy oczekują jeszcze większego bogactwa ułatwień, mogą skorzystać z płatnego wariantu mKsięgowości (Komfort lub Premium), zapewniającego kompleksową pomoc internetowego biura rachunkowego.

 

Co jeszcze warto wiedzieć?

Osoby, które rozważają rozliczanie działalności w oparciu o ryczałt, muszą mieć świadomość faktu, że poza ewidencją przychodów, ta forma opodatkowania wymaga również prowadzenia: wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, ewidencji wyposażenia, a także karty przychodów (o ile ryczałtowiec zatrudnia pracowników na umowę o pracę). Choć nie są to skomplikowane sprawy, również wymagane jest poświęcenie im należytej uwagi – zwłaszcza, że także i tutaj ewentualne nieprawidłowości mogą doprowadzić do powstania konsekwencji finansowych.