Wiele rutynowych czynności związanych z obszarem księgowo-finansowym firmy nie niesie ze sobą żadnej wartości biznesowej, lecz absorbuje jedynie czas i energię przedsiębiorcy i/lub zatrudnianych przez niego pracowników. Istnieją jednak sposoby, dzięki którym można doprowadzić do skutecznego wyeliminowania bądź przynajmniej znacznego ograniczenia tego niekorzystnego zjawiska.

 

Obsługa błędnie wystawionych faktur, wyliczanie kwot podatków do zapłacenia, czy też sporządzanie deklaracji podatkowych i innych dokumentów wymaganych przez instytucje kontrolne oraz organy państwa – to tylko niektóre z czasochłonnych obowiązków, odciągających od strategicznych procesów zachodzących w firmie. Drobni przedsiębiorcy, dzięki nowoczesnym usługom biur rachunkowych online, nie muszą jednak martwić się wspomnianymi niedogodnościami. Sprawdź, na czym właściwie polega istota takich usług i w jaki dokładnie sposób pozwalają one zautomatyzować działania w sferze księgowo-podatkowej przedsiębiorstwa.

 

Biuro rachunkowe online jako alternatywa wobec tradycyjnych sposobów prowadzenia księgowości

Zasygnalizowany we wstępie problem jest szczególnie dokuczliwy dla niewielkich firm z sektora MSP, w przypadku których utworzenie działu księgowo-finansowego, czy też zatrudnienie choćby jednej księgowej w pełnym wymiarze czasu pracy, z różnych względów, zwykle nie jest w ogóle brane pod uwagę. Wprawdzie część z nich, decyduje się skorzystać z usług stacjonarnego biura księgowego, jednak przecież i takie rozwiązanie nie jest wolne od mankamentów. Wiąże się z koniecznością regularnego dostarczania dokumentów za dany okres, brakiem wygodnego dostępu do dokumentacji firmowej, a także niemożnością korzystania z porad księgowych czy specjalistów z zakresu kadr i płac.

 

Dla osób prowadzących niewielką działalność gospodarczą, najlepszą opcją może okazać się powierzenie spraw księgowych biuru rachunkowemu online.

 

Biuro rachunkowe online umożliwi zautomatyzowanie wielu czynności związanych z obsługą księgowo-finansową firmy (wyliczania podatków, wystawiania e-faktur, itp.), a także zapewni dostęp do szeregu innych, niedostępnych w przypadku pozostałych sposobów prowadzenia księgowości, udogodnień.

 

Księgowość prowadzona przez biuro rachunkowe online – na czym to właściwie polega?

Księgowość internetowa jest dla przedsiębiorców niezwykle wygodna, ponieważ zapewnia stały dostęp do rozliczeń finansowych i dokumentów firmy, a przy tym umożliwia korzystanie z prostego i intuicyjnego w obsłudze programu księgowego. Występuje w dwóch wariantach: księgowości prowadzonej samodzielnie za pośrednictwem aplikacji internetowej oraz księgowości prowadzonej przez biuro rachunkowe online.

W przypadku tej drugiej, interesującej nas, opcji to zespół wykwalifikowanych księgowych troszczy się o prawidłowe: księgowanie kosztów, prowadzenie rozliczeń, wyliczanie składek ZUS, czy też dokonywanie zapisów w Księdze Przychodów i Rozchodów. Natomiast przedsiębiorca, korzystając z programu księgowego online, może na bieżąco sprawdzać działania księgowych, a także samodzielnie wykonywać inne czynności o charakterze księgowo-finansowym (np. wystawiać faktury online, planować wydatki). W praktyce, w takim modelu księgowości online rola użytkownika sprowadza się niemal wyłącznie do wystawiania faktur przychodowych i wprowadzania do systemu faktur kosztowych – na podstawie których program automatycznie wylicza podatki do zapłacenia, a także uzupełnia deklaracje podatkowe. Całą resztą zajmują się księgowi.

Wart podkreślenia jest fakt, że biuro rachunkowe online, jak sama nazwa sugeruje, obsługuje przedsiębiorcę tylko i wyłącznie zdalnie, tj. telefonicznie oraz drogą internetową. Co więcej, ta ostatnia służy nie tylko do kontaktowania się z biurem, ale również przesyłania mu wszelkich dokumentów księgowych w postaci elektronicznej. Dzięki temu, klient firmowy uzyskuje niepowtarzalny komfort w postaci możliwości załatwienia praktycznie każdej sprawy księgowej bez wychodzenia z domu.

 

Bankowa księgowość internetowa – jeszcze więcej możliwości

W przypadku bankowych usług księgowości internetowej, przedsiębiorca uzyskuje nie tylko informację o wysokości podatków do zapłacenia, ale również możliwość opłacania ich za pomocą jednego kliknięcia myszy. I co więcej, nie musi przy tym nawet uruchamiać żadnej dodatkowej aplikacji – wszystko odbywa się z poziomu serwisu transakcyjnego banku. Naturalnie, to jednak nie wszystko, co ma do zaoferowania bankowa księgowość online.

 

Oto najważniejsze udogodnienia, do jakich zapewnia dostęp oferowany przez mBank produkt mKsięgowość:

  • możliwość wglądu do faktur online i dokumentów firmowych przez całą dobę,
  • wspomniane już automatyczne wyliczanie podatków i sporządzanie deklaracji podatkowych, a także możliwość wykonywania przelewów podatkowych za pomocą jednego kliknięcia,
  • automatyczne przygotowywanie przelewów za faktury (system sam pobiera dane do formatki przelewu),
  • program do fakturowania elektronicznego, za pomocą którego można szybko i wygodnie wystawiać – a w razie potrzeby również korygować – faktury elektroniczne,
  • precyzyjna informacja o tym, czy dana faktura została już opłacona, czy jeszcze nie,
  • możliwość wgrywania do programu księgowego skanów papierowych faktur kosztowych, które są konwertowane, a następnie automatycznie zapisywane w systemie i księgowane (opcja udostępniana za niewielką opłatą).

 

Co ważne, wyżej wymienione ułatwienia dostępne są zarówno w ramach płatnych wariantów mKsięgowości (Komfort i Premium), jak i całkowicie bezpłatnego, kierowanego do przedsiębiorców chcących prowadzić rozliczenia samodzielnie, pakietu mKsięgowość Start.

 

Mksięgowość to połączenie zalet korzystania z usług biura rachunkowego, programu księgowego i bankowego konta firmowego

Bankowa księgowość internetowa to innowacyjna, udostępniana jedynie przez niektóre polskie banki, usługa łącząca funkcjonalność bankowego rachunku firmowego z obsługą księgową. Jej istota opiera się na automatycznym przepływie danych pomiędzy systemem księgowym i bankowym, który umożliwia z kolei wspomniane samoczynne rozliczanie rozrachunków, wyliczanie podatków, czy przygotowywanie przelewów. Tak zintegrowane narzędzie księgowo-finansowe pozwala zatem użytkownikowi, przy minimalnym nakładzie sił i energii, zadbać praktycznie o każdy aspekt finansowy prowadzonego biznesu.

Natomiast na konstrukcję produktów bankowych typu mKsięgowość Komfort oraz Premium, poza wspomnianym modułem bankowym i księgowym, składa się dodatkowo możliwość korzystania z usług profesjonalnego biura rachunkowego online. W przypadku opcji Komfort to wykwalifikowany księgowy zajmuje się księgowaniem wszystkich dokumentów, przygotowywaniem przelewów za podatki i faktury, a także wypełnianiem i wysyłaniem deklaracji do US i ZUS. A także udziela wyjaśnień w razie ewentualnych pytań i wątpliwości ze strony urzędów. Natomiast w ramach pakietu Premium, można ponadto korzystać z takich opcji jak przypomnienia o terminach płatności SMS-em, możliwość kierowania pytań do księgowej (odpowiedź pojawia się w ciągu godziny), wysyłanie monitów do opieszałych kontrahentów, czy monitoring brakujących kosztów. Można również zaopatrzyć się w usługi opcjonalne: obsługę kadrowo-płacową czy kontroli podatkowych, możliwość korzystania z porad doradcy podatkowego, czy też opieki nad płatnościami.

 

Biuro rachunkowe online – dlaczego warto?

Biuro rachunkowe online to automatycznie, i co najważniejsze poprawnie, wyliczone kwoty podatków do zapłacenia, stały dostęp do elektronicznego systemu obiegu dokumentów firmowych, brak problemów z błędnie wystawionymi fakturami, a także brak konieczności samodzielnego przygotowywania dokumentów dla organów zewnętrznych czy dostarczania firmie księgowej dokumentacji papierowej. Choć wszystkie te udogodnienia niosą dla przedsiębiorców szereg oczywistych korzyści, wielu z nich doceni zwłaszcza to pierwsze – automatycznie generowaną informację o wysokości naliczonych podatków. A to za sprawą faktu, że funkcja ta, poza wygodą i oszczędnością czasu, daje ponadto pewność co do prawidłowości rozliczeń, zwalniając przy tym zarazem z konieczności śledzenia zmian w przepisach prawa podatkowego.

 

Na koniec warto podkreślić, że wszystkie wymienione korzyści dostępne są w bardzo atrakcyjnej cenie (ceny promocyjne) – przykładowo, miesięczny abonament na usługi biura rachunkowego w ramach mKsięgowości Komfort kosztuje zaledwie 150 zł, natomiast mKsięgowości Premium – 300 zł.