Coraz więcej aspektów prowadzenia działalności gospodarczej dzieje się w sieci. Dzięki mBankowi założysz działalność gospodarczą w 10 minut bez wychodzenia z domu, potem jednak trzeba nią zarządzać, a nie każdy zna się na księgowości. Na rynku istnieje coraz więcej ofert prowadzenia ksiąg przez internet. Dzięki temu można z jednego miejsca, łatwo i wygodnie, zarządzać praktycznie całym obszarem finansowym przedsiębiorstwa.

Z tego tekstu dowiesz się:

Czym jest bankowa księgowość online

Jakie korzyści oferuje synergia księgowości online z rachunkiem bankowym

Jak wygląda zarządzanie fakturami w księgowości online

Bankowa księgowość online jest nowoczesną, oferowaną przez kilka banków usługą, której istota polega na pełnej integracji systemu księgowego z internetowym serwisem transakcyjnym banku. Produkt ten łączy tradycyjną funkcjonalność firmowego konta z obsługą księgową, a co za tym idzie – ułatwia życie przedsiębiorcy, umożliwiając mu załatwianie spraw księgowo-finansowych firmy bezpośrednio z poziomu serwisu bankowego, będąc, po ułatwieniach w założeniu działalności gospodarczej, kolejnym krokiem współpracy na linii bank – przedsiębiorca. Co więcej, ze względu na fakt, że przepływ danych pomiędzy modułem księgowym i bankowym odbywa się tutaj w sposób automatyczny, większość z tych spraw załatwiana jest przy minimalnym zaangażowaniu użytkownika, a wszelkie rozrachunki rozliczają się właściwie samoczynnie. W niniejszemu artykule omówimy najważniejsze kwestie związane z usługą księgowości online zintegrowanej z rachunkiem bankowym.

Kto powinien skorzystać z bankowej księgowości online?

Księgowość online kierowana jest głównie do przedsiębiorców, którzy z jednej strony (z różnych względów, bo każdy ma swoje powody) nie są zainteresowani zatrudnieniem księgowego na pełny etat, z drugiej zaś – nie chcą tracić zbyt wiele czasu i energii na samodzielne rozliczenia księgowo-podatkowe. W praktyce rozwiązanie takie sprawdzi się w przypadku każdej firmy, której działalność rozliczana jest w oparciu o jedną z form księgowości uproszczonej.

Warto przy tym podkreślić, że bank oferujący usługi księgowości internetowej udostępnia je zazwyczaj w kilku wariantach, różniących się poziomem zaawansowania i funkcjonalnością. Te najtańsze lub nawet całkowicie bezpłatne (np. mKsięgowość Start) pozwalają prowadzić księgowość samodzielnie, za pośrednictwem przyjaznego i łatwego w obsłudze programu księgowego online. Płatne pakiety (np. mKsięgowość Komfort oraz Premium) są natomiast przeznaczone dla przedsiębiorców chcących zachować możliwość korzystania ze wszystkich funkcji aplikacji księgowej, ale jednocześnie wolących zlecić prowadzenie rozliczeń profesjonalistom.

Jak działa księgowość online połączona z kontem bankowym

By móc korzystać z bankowej księgowości online, trzeba być oczywiście posiadaczem rachunku firmowego prowadzonego przez bank oferujący taką usługę. W mBanku wygląda to tak, że nowi klienci składają wniosek o otwarcie rachunku z opcją mKsięgowości, natomiast klienci posiadający już jedno z kont firmowych wybierają w tym celu odpowiednią opcję w serwisie transakcyjnym. Gdy usługa zostanie aktywowana, internetowe konto firmowe wzbogaci się o dodatkową zakładkę: „Księgowość”. To właśnie ona – a konkretniej, kliknięcie w nią – przenosi użytkownika do centrum zarządzania finansami firmy. Centrum, które z powodzeniem może zastąpić tradycyjnego księgowego. I co ważne, dostępne bez konieczności wprowadzania dodatkowych haseł i loginów.

Szybkie wystawianie faktur online

Dużym ułatwieniem codziennego prowadzenia działalności jest łatwe i wygodne w obsłudze fakturowanie online. To jeden z ważniejszych elementów udostępnianego systemu księgowego, który w ramach mKsięgowości jest bezpłatny. Dzięki niemu, za pomocą dosłownie kilku kliknięć, można wystawić lub skorygować wystawioną wcześniej fakturę: wystarczy wybrać zapisanego w systemie kontrahenta lub wprowadzić dane nowego, a następnie podać kwotę, termin i sposób płatności, a program sam wygeneruje dokument, który potem można wydrukować, przesłać mailem bądź zapisać na dysku jako plik PDF. Co istotne, nie trzeba go dodatkowo wysyłać do księgowego, gdyż jest on od razu księgowany w systemie. Gdy tylko kontrahent wykona przelew, w systemie pokaże się informacja, że faktura została już opłacona. Jeśli natomiast należność nie wpłynie w wymaganym terminie, użytkownik może skorzystać z opcji wysłania monitu (mailem lub SMS-em) do opieszałego klienta.

Wygodne wprowadzanie faktur kosztowych

Narzędzie księgowe pozwala również dodawać faktury kosztowe, a także opłacać je z poziomu panelu księgowego – a więc bez konieczności wylogowywania się i ponownego logowania do systemu płatności. Tego rodzaju faktury można wprowadzać i opisywać ręcznie albo wgrywając skany ich papierowych wersji. To drugie rozwiązanie jest znacznie wygodniejsze, ponieważ program do konwertowania pisma (OCR) obrabia dodany skan i automatycznie zapisuje go w zakładce „Wydatki” (opcja ta jest płatna – pakiet 20 sztuk faktur kosztuje 50 zł). Warto także pokreślić, że system księgowy informuje o tym, które faktury zostały już opłacone, a które jeszcze nie, zabezpieczając tym samym przedsiębiorcę przed dokonaniem dwukrotnej zapłaty za tę samą fakturę. Co więcej, system automatycznie przygotowuje przelewy za faktury, tzn. zaciąga dane do formatki przelewu, dzięki czemu płatność można uregulować za pomocą praktycznie jednego kliknięcia.

Wyliczanie podatków i generowanie deklaracji podatkowych

Inna zaletą bankowej księgowości online jest fakt, że na podstawie wprowadzanych przez przedsiębiorcę dokumentów system automatycznie wylicza kwoty podatków do zapłacenia oraz sporządza deklaracje podatkowe. Takie rozwiązanie nie tylko oszczędza czas i jest wygodne, ale też znacząco redukuje ryzyko popełnienia błędu w rozliczeniach.

Dostęp do finansów firmy bez żadnych ograniczeń

W przypadku księgowości online przedsiębiorca może liczyć na wygodę całodobowego dostępu do pełnej funkcjonalności, obejmującej także wgląd do dokumentów firmowych. W dowolnej chwili można wystawić bądź opłacić fakturę czy sprawdzić coś w historycznych dokumentach. Dzięki mobilności systemu można to zrobić z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie.

Księgowość online – dla każdego coś miłego

Jak zasygnalizowano na początku artykułu, bankowa księgowość online jest usługą kierowaną nie tylko do przedsiębiorców poszukujących narzędzi ułatwiających samodzielne rozliczanie działalności, ale także do tych, którzy potrzebują kompleksowego wparcia w obszarze finansowym firmy – czyli chcą m.in. zlecić prowadzenie rozliczeń wykwalifikowanym księgowym, korzystać z porad podatkowych i księgowych czy uzyskać pomoc w zakresie zarządzania działem kadrowo-płacowym.

Zdecydowana większość wcześniej omówionych udogodnień (m.in. dostęp do systemu e-fakturowania, szybkie opłacanie faktur) dostępna jest zarówno dla użytkowników bezpłatnej mKsięgowości Start, jak i osób, które korzystają z płatnych wariantów usługi: Komfort oraz Premium. Niemniej w przypadku płatnych pakietów, księgowością firmy zajmuje się w praktyce profesjonalne biuro rachunkowe, z którym przedsiębiorca kontaktuje się wyłącznie telefonicznie oraz drogą mailową (w ten sposób przesyłane są również dokumenty księgowe).

W przypadku bardziej zaawansowanego wariantu mKsięgowość Komfort, wykwalifikowany księgowy księguje za przedsiębiorcę wszystkie dokumenty, obsługuje deklaracje podatkowe, a także przygotowuje podatki za faktury i podatki. Osoby, które zdecydują się na pakiet Premium, mogą dodatkowo korzystać z opcji zadawania pytań księgowemu (odpowiedź udzielana jest w ciągu godziny), konsultacji podatkowych, rozliczania zapłat i monitoringu brakujących kosztów.

Podsumowanie: czy potrzebuję bankowej księgowości online?

Księgowość online połączona z firmowym kontem bankowym to pełna integracja usług, które są przedsiębiorcy niezbędne do sprawnego i skutecznego zarządzania finansowym aspektem prowadzenia biznesu. Oferuje automatyzację wielu czynności księgowo-finansowych, dając przy tym bezpieczeństwo prawidłowości rozliczeń. Oszczędza czas, minimalizuje stres i daje firmie większy komfort działania.

Coraz więcej osób prowadzących działalność gospodarczą szuka w banku ułatwień, począwszy od pomocy w formalnościach związanych z założeniem firmy, poprzez usprawnienia w płatnościach (mobilny terminal płatniczy), na księgowości online skończywszy.

Warto także zauważyć, że bardziej rozbudowane pakiety internetowych usług księgowych oferowanych przez banki dają w praktyce dostęp do wielu rozwiązań, które są charakterystyczne dla typowych biur rachunkowych online. Różnica polega na tym, że dają one dodatkowo możliwość korzystania m.in. z systemu do fakturowania elektronicznego, automatycznych przelewów i rozliczeń, konsultacji z księgowymi, a także przypomnień o terminach płatności. Ponadto, w tym przypadku księgowość i finanse firmy znajdują się w jednym miejscu, a to zapewnia przedsiębiorcy pełną kontrolę nad tym, co dzieje się w przedsiębiorstwie.